Tips Sederhana Untuk Komunikasi Email yang Efektif Di Dalam & Di Luar Tempat Kerja

Ray Tomlison. Massachusetts. 1971. Saat itulah semuanya dimulai, saat email pertama dikirim dan komunikasi email pertama terjadi. Dan sekarang seiring berjalannya waktu, miliaran pesan email dikirim dan dikonsumsi oleh pekerja kantoran, pemasar, dosen universitas dan mahasiswa setiap hari karena mereka menjanjikan distribusi informasi yang cepat dan efektif.

Namun setiap orang – baik individu maupun tokoh masyarakat – cepat atau lambat akan menghadapi tantangan yang ditimbulkan oleh komunikasi online.

Apa itu Komunikasi Email?

Komunikasi melalui email dapat didefinisikan sebagai pertukaran pesan informasi singkat antara setidaknya dua orang melalui jaringan komputer. Pesan-pesan ini berisi teks biasa, gambar, atau lampiran dokumen dikirim melalui layanan berbasis web email seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo.

Tips untuk Korespondensi Email yang Baik

#1 Tips Email: Putuskan Apa Tujuan Anda

Bahkan sebelum Anda mulai menulis email, anda perlu memastikan bahwa saluran email adalah pilihan yang tepat untuk pesan yang ingin Anda kirim. Masalah sensitif waktu dan informasi sensitif privasi mungkin memerlukan saluran komunikasi yang berbeda.

Misalnya, bayangkan Anda melakukan wawancara kerja yang sangat penting di pagi hari, tetapi di saat yang panas, Anda tidak ingat apakah pertemuan itu dijadwalkan pada jam 9 atau 11 malam. Menunggu respons email dari perekrut dapat memperpanjang waktu dan responsnya bisa terlambat. Namun, satu panggilan telepon cepat dapat menyelesaikan masalah dengan segera.

Sangat penting untuk BERPIKIR dulu dan bertindak kemudian. Pertama dan terpenting, pikirkan tentang tujuan pesan, dampaknya terhadap penerima (hasil yang diinginkan vs. yang tidak diinginkan), dan baru kemudian pilih sarana komunikasi yang tepat.

Diyakini bahwa “kunci komunikasi yang efektif adalah mencocokkan saluran komunikasi dengan tujuan pesan” (Barry dan Fulmer, 2004).

Bagaimana cara memutuskan apakah akan mengirim email atau tidak?

Anda ingin mengirim email ke:

• seseorang yang sudah lama tidak Anda ajak bicara,
• mendistribusikan informasi ke kelompok orang yang lebih besar (misalnya spreadsheet karyawan)
• melampirkan file (misalnya CV kandidat, proposal).

Dan hindari ketika:

• informasi yang disampaikan bersifat rahasia (misalnya nomor ID pribadi),
• informasi yang disampaikan adalah berita buruk
• respon segera diperlukan.

#2 Tips Email: Tentukan Gaya Email yang Tepat

Pikirkan tentang penerima (terutama jenis hubungan yang Anda berdua miliki) dan coba tentukan jenis tulisan apa yang akan Anda gunakan saat bertukar pesan dengan mereka.

Wajar jika Anda menulis undangan email untuk menginap menggunakan jenis bahasa sehari-hari, dan memilih kosakata yang lebih canggih untuk menulis email hari sakit kepada atasan Anda.

Aturan yang berlaku umum mengatakan bahwa Anda harus mempertahankan gaya penulisan profesional (misalnya dengan menggunakan ekspresi tetap) saat berkomunikasi dengan orang di tempat kerja (misalnya rekan kerja dari departemen lain), orang yang tidak Anda kenal (misalnya pelanggan, rekan kerja) dan orang-orang dari pangkat lebih tinggi dari Anda (misalnya bos, dosen).

Saat berkorespondensi dengan penerima informal (teman dan anggota keluarga), Anda bebas menggunakan bahasa santai yang mirip dengan percakapan sehari-hari.

Baca juga : Perbandingan fiture platform M Daemon dengan Zimbra

Baca juga : Success Story Beberapa Klien Kami

Baca juga : Spesifikasi Teknis Zimbra

Untuk pertanyaan atau penawaran terkait Zimbra silahkan menghubungi atau chat melalui fasilitas yang kami sediakan