Solusi manajemen dokumen telah berkembang dari mesin penyimpanan file sederhana menjadi workflow canggih dan sistem klasifikasi data. Pcmag.com meninjau dan memberi peringkat 10 pemain top di bidang ini.
Apa yang dimaksud Document Management Software ?
Perangkat lunak manajemen dokumen (DM) mencakup berbagai fitur dan fungsi, banyak di antaranya sangat penting untuk menjalankan bisnis secara efektif. Banyak usaha kecil hingga menengah (UKM), seperti firma hukum, firma kreatif, atau organisasi media dan penerbitan, bertujuan untuk menghilangkan kertas dan mencari alat yang tepat untuk melakukannya. Bisnis menghasilkan banyak data, jadi memilih sistem DM yang andal dan dapat diskalakan adalah kunci untuk merampingkan dan mengotomatisasi alur kerja.
Untuk UKM, sistem DM yang efisien dapat menghasilkan kinerja keseluruhan yang lebih baik karena beberapa alasan. Alasan paling mendasar adalah memiliki tempat untuk menyimpan dan mengatur dokumen. Kontrol versi, alur kerja, izin akses, cadangan, dan perlindungan data juga dapat ditangani oleh solusi DM. Ini adalah titik awal untuk menyimpan, mengamankan, dan berbagi berbagai dokumen bisnis. Kemampuan untuk mengklasifikasikan data adalah kemampuan DM lain yang dapat sepenuhnya mengubah cara organisasi Anda memetakan alur kerjanya. Dengan semua kekuatan itu, tidak mengherankan bahwa pendapatan project di seluruh dunia untuk DM dan sistem manajemen konten perusahaan (ECM) terus merangkak naik, seperti yang ditunjukkan dalam bagan di bawah ini dari perusahaan riset pasar, Statista.
ECM Worldwide Revenue, 2017-2027 (Billions USD)
Selain efisiensi baru, sistem DM juga dapat bertindak sebagai alat kolaborasi, yang menggabungkan cara-cara baru untuk berkomunikasi. Sebagai permulaan, penyimpanan file tradisional membuat keamanan sulit untuk dikelola dan dipelihara. Meskipun ada kemampuan tertentu yang tersedia untuk mengatur izin pada file atau folder, izin ini dapat dengan cepat diturunkan atau dikalahkan sepenuhnya hanya dengan memindahkan file dari satu folder ke folder lainnya. Melacak perubahan pada dokumen yang disimpan dalam folder bersama di server perusahaan hampir mustahil bagi pengguna, seperti halnya mempertahankan dan mengevaluasi jejak audit. Bahkan dalam hal kolaborasi, ada perbaikan signifikan yang bisa didapat hanya dengan beralih dari berbagi file perusahaan tradisional.
Dan mari kita perjelas: Ketika kita berbicara tentang DM dalam Roundup tinjauan ini, kita berfokus pada sistem DM yang dapat menawarkan manajemen file tingkat enterprise, termasuk routing, retensi, dan kadang-kadang bahkan dukungan untuk penanganan file kertas, termasuk penyimpanan di luar kantor dan asuransi . Jika Anda hanya mencari penyimpanan online seperti Dropbox Business atau Google Drive for Work, maka Anda dapat membaca ulasan kami tentang produk-produk tersebut di cloud storage terbaik kami dan penyedia file sharing.
Only Office Sebagai Document Management Software Terbaik Tahun 2020
Storage dan Kolaborasi
Bahkan pada dasarnya, sistem DM harus dapat menyimpan dokumen dalam berbagai jenis file, meskipun Anda harus memeriksa persyaratan organisasi Anda dengan cermat dalam hal ini dan mencocokkannya dengan sistem potensial sebelum membeli. Bahkan hari ini, ada beberapa jenis file yang dipatenkan, terutama dalam aplikasi LOB, yang tidak semua sistem DM dapat mendukung.
Selain itu, sistem DM juga harus menyediakan alat untuk mengatur file-file ini dan menemukan yang memenuhi kriteria tertentu yang ditetapkan pengguna, dengan jumlah minimal upaya atau sumber daya sistem. Paling sering, ini akan datang dalam bentuk fitur “pencarian pintar”; ini adalah fitur kunci lain yang harus Anda uji selama fase evaluasi Anda. Kemampuan seperti tag dan bidang kunci yang dapat disesuaikan penting untuk menemukan file setelah lokasi penyimpanannya jatuh dari memori perusahaan. Beberapa solusi, seperti Microsoft SharePoint Online, menyediakan fitur yang secara otomatis akan mengklasifikasikan atau menandai dokumen berdasarkan aturan yang Anda konfigurasi. Ini tidak hanya meningkatkan keandalan data di balik dokumen Anda, tetapi juga meningkatkan kemungkinan pengguna dapat melacak dokumen yang mereka butuhkan.
Sharing, Approvals, and Signatures
Ada skenario di mana kita akan membuat dokumen hanya untuk keperluan sendiri. Tetapi, dalam kebanyakan kasus, dokumen dimaksudkan biasanya untuk di share.
Dengan demikian, area fokus untuk setiap sistem DM harus menjadi alat yang disediakannya untuk menangani file tersebut. Paling tidak, kemampuan ini ada untuk merampingkan komunikasi ini dan meningkatkan pengembalian, baik dari sudut pandang efisiensi atau pelanggan. Dalam beberapa kasus, alat komunikasi ini juga mendukung pelacakan komunikasi dan melaporkannya dari waktu ke waktu; ini adalah fitur yang bisa sangat penting untuk dokumen yang memiliki kepatuhan atau dampak hukum.
Dari perspektif alur kerja, kemampuan untuk merutekan jenis dokumen tertentu ke personel yang perlu melengkapi atau menyetujuinya adalah tingkat fungsionalitas dasar. Merender dokumen dalam format yang dapat diedit yang menjadi final dalam jenis file yang tidak dapat diedit, seperti PDF, adalah fitur bagus lainnya. Akhirnya, tanda tangan elektronik telah menjadi persyaratan yang lebih umum dalam banyak skenario bisnis, tidak hanya untuk menyelesaikan keterlibatan dengan mitra atau pelanggan tetapi juga untuk memverifikasi alur kerja antara staf internal. Beberapa sistem DM, seperti Adobe Document Cloud Standard, memiliki fungsi e-signature built-in sementara yang lain perlu mengintegrasikan fungsi itu dari sumber luar.
Only Office Sebagai Document Management Software Terbaik Tahun 2020
Security and Compliance
Keamanan menjadi perhatian bagi bisnis apa pun dan sering menjadi perhatian ketika mencari dan mengevaluasi solusi bisnis baru. UKM dan pemula mungkin tidak melihat kebutuhan mendesak untuk kepatuhan atau masalah hukum, tetapi perlu dipikirkan terlebih dahulu
Perusahaan yang memiliki kepatuhan hukum dan benar-benar ingin fokus pada keamanan sebagai kriteria utama. Fitur keamanan yang lebih canggih, seperti fiture audit, dvanced permission capabilities, atau alat otentikasi berskala enterprise seperti otentikasi multi-faktor (MFA) atau integrasi dengan sistem manajemen perangkat harus dianggap wajib dalam beberapa kasus.
Efficiency and Integration
Tidak ada yang benar-benar menyukai alat jika tujuannya hanya untuk menjaga kepatuhan dan memberikan pengawasan untuk manajemen. Karena itu, idealnya, sistem DM Anda juga akan membuat tugas yang berhubungan dengan DM lebih mudah dan lebih efisien. Alat otomasi adalah salah satu area di mana sistem DM dapat membuat hidup Anda lebih mudah. Dalam beberapa kasus, alat ini terkait dengan alur kerja, meskipun setiap sistem mengimplementasikan alur kerja secara berbeda.
Mengintegrasikan dengan sistem bisnis lain, apakah sistem keuangan, basis data, atau penyedia penyimpanan cloud, dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam beberapa cara. Satu sistem DM yang kami ulas bahkan dapat mengambil dokumen yang dipindai, secara otomatis membaginya menjadi catatan yang terpisah, melakukan optical character recognition (OCR) pada dokumen, dan kemudian menghasilkan file keluaran berdasarkan pada konten dokumen. Ini kemudian dapat diimpor ke sistem lain untuk menghilangkan entri ganda.
Only Office Sebagai Document Management Software Terbaik Tahun 2020
Sebagian besar layanan ini juga memiliki aplikasi seluler yang menawarkan fungsionalitas terbatas atau hampir penuh. Idealnya, harus ada aplikasi untuk Android dan iOS sehingga karyawan Anda dapat memiliki akses seluler terlepas dari perangkat mereka. Cari fitur di aplikasi seperti mengedit dan membuat dokumen dan berbagi file. System Ascensio OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online tidak hanya menawarkan aplikasi iOS tetapi juga versi Android dan Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online juga memiliki antarmuka pengguna seluler (UI) yang berfungsi baik dalam pengujian kami dan bahkan menyertakan opsi untuk beralih antara tampilan desktop dan seluler. Di sana, Anda dapat membuka dokumen, mengunggah file, dan menambahkan folder. Adobe Document Cloud Standard memiliki aplikasi seluler untuk Android, iOS, dan tablet dan ponsel Windows. Anda dapat melihat dan menandatangani dokumen, dan bahkan mengambil foto formulir dan kemudian mengisinya di perangkat Anda. Di dalam Document Cloud Standard, Adobe kini telah menambahkan kemampuan untuk mengedit PDF dari iOS dan tablet Android.
Kontrol administratif juga penting dalam sistem DM. Sementara sebagian besar layanan berbagi file memungkinkan Anda mengatur izin pada file atau folder tertentu, admin mungkin juga ingin mengatur izin global untuk pengguna. Misalnya, admin mungkin ingin membatasi beberapa pengguna agar tidak dapat menghapus file. Kontrol admin lainnya termasuk kemampuan untuk menghapus akses pengguna ke beberapa atau semua file (seperti ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan atau memindahkan departemen) dan kemampuan untuk mengubah kepemilikan file karena alasan yang sama.
Only Office Sebagai Document Management Software Terbaik Tahun 2020
Sumber Informasi : Dari Berbagai Sumber
—–
Untuk pertanyaan atau penawaran terkait Only Office silahkan menghubungi atau chat melalui fasilitas yang kami sediakan
