Tidak dapat disangkal bahwa dunia yang kita tinggali ini sangat digital. Teknologi modern penting seperti sebelumnya. Gadget terkini, perangkat lunak canggih dan hal-hal lain semacam ini membuat hidup kita lebih mudah menjadi bagian dari rutinitas sehari-hari. Setiap aspek dari keberadaan kami adalah tentang hi-tech, dan pekerjaan tidak terkecuali.
Apa itu Kolaborasi Dokumen Real Time ?
Kolaborasi dokumen real time adalah praktik online ketika banyak pengguna mengerjakan file yang sama bersama-sama untuk membuat satu versi final. Ini bisa berupa dokumen teks, spreadsheet, file PDF, atau presentasi. Tidak seperti pengeditan kolaboratif offline, kolaborasi dokumen real time melibatkan sinkronisasi langsung dari semua pengeditan dan perubahan yang dibuat oleh rekan penulis. Konten file asli diperbarui secara otomatis setiap kali pengeditan dilakukan dan disimpan di cloud, sehingga tidak perlu membuat draf terpisah.
Bagaimana Cara Kerja Kolaborasi Dokumen Real Time ?
Kolaborasi real time membuat pengeditan dokumen menjadi mudah. Ini membutuhkan penerapan perangkat lunak khusus, baik di tempat atau di cloud. Ketika alat kolaboratif yang diperlukan sudah siap, seluruh proses kolaborasi berlangsung secara online. Sebagai aturan, pemilik dokumen membagikannya dengan rekan penulis lain menggunakan hak akses berbeda yang bervariasi tergantung pada solusi perangkat lunak yang digunakan.
Biasanya izin akses penuh, membaca atau berkomentar. Rekan penulis membuka file di browser mereka dan mulai mengedit secara real-time. Semua hasil edit digabungkan secara otomatis, sehingga semua orang dapat melihat satu versi secara bersamaan.
5 Manfaat Utama Menggunakan Alat Kolaborasi Dokumen Real Time
Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu kolaborasi dokumen online dan cara kerjanya, inilah saatnya untuk mengetahui manfaat yang dapat dinikmati tim Anda. Mari kita gali.
1. Hemat Waktu
Pengeditan dokumen tradisional dengan banyak draf dokumen yang dikirim melalui email membutuhkan banyak waktu. Alat kolaborasi dokumen real time dapat membantu Anda mempercepat pekerjaan. Dengan menerapkan perangkat lunak kolaborasi dokumen, rekan tim Anda dapat mengerjakan satu dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara real-time dan menyingkirkan proses manual pengumpulan umpan balik dan komentar dari pesan email. Selama satu tahun, Anda dapat menghemat ratusan jam kerja.
2. Meningkatnya produktivitas
Jika Anda dapat menghemat waktu dengan mengedit dokumen secara kolaboratif dengan tim Anda, mungkin ada baiknya Anda menghabiskannya untuk aktivitas penting lainnya. Dengan demikian, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal selama hari kerja dan fokus pada tugas yang tidak memerlukan perangkat lunak. Misalnya, komunikasi tatap muka atau penguasaan keterampilan baru.
3. Komunikasi yang lebih baik
Dengan perangkat lunak kolaborasi dokumen online, anda selalu dapat tetap berhubungan dengan seluruh tim Anda. Ini sangat berguna bagi mereka yang tidak bekerja di kantor yang sama atau bahkan di negara yang sama. Mengedit dokumen dengan beberapa rekan secara real time jika Anda berada di tempat yang berbeda adalah kenyataan baru.
4. Memudahkan Akses
Yang Anda butuhkan untuk mengerjakan dokumen dengan orang lain adalah koneksi internet. Menggunakan alat kolaborasi dokumen, Anda dapat mengakses file Anda dari perangkat apa pun kapan saja, baik itu PC, laptop, ponsel cerdas, atau tablet. Dengan demikian, Anda memiliki kebebasan untuk bekerja di mana pun Anda inginkan, berbaring di pantai atau duduk di rerumputan di taman.
5. Semangat tim yang positif
Semua manfaat di atas membawa kita ke yang terakhir: semangat tim yang tinggi. Alat kolaborasi dokumen online memberi karyawan lebih banyak fleksibilitas dan kebebasan, sehingga mereka dapat memilih tempat bekerja. Pendekatan semacam itu memungkinkan mereka untuk merasa lebih termotivasi dan dihargai. Selain itu, perangkat lunak kolaborasi dokumen waktu nyata memudahkan karyawan untuk saling menginspirasi dan menghasilkan ide. Misalnya, rekan penulis dapat meninggalkan komentar dalam dokumen kolaboratif yang dapat dilihat oleh orang lain, dan orang lain dapat terinspirasi oleh hal ini.
ONLYOFFICE Docs, alat kolaborasi dokumen opern source
Tidak mudah untuk memilih perangkat lunak yang tepat, terutama jika Anda baru dalam hal ini. Solusi terkenal, seperti Google Documents dan Microsoft Office Online, mungkin tampak sebagai pilihan yang sempurna, tetapi ini tidak selalu benar.
Pilihan lain yang layak untuk dipertimbangkan adalah ONLYOFFICE Docs. Dikembangkan oleh perusahaan yang berbasis di Latvia, paket kantor sumber terbuka ini menawarkan editor untuk dokumen teks, spreadsheet, presentasi, dan formulir yang dapat diisi.
Singkatnya, ONLYOFFICE Docs memiliki keuntungan sebagai berikut:
- Kompatibilitas tertinggi dengan format Microsoft Office (OOXML), yang menjamin pekerjaan sempurna dengan file Word, Excel dan PowerPoint;
- Formulir yang dapat diisi yang dapat dibuat dan diisi secara online;
- Berbagai izin akses, mis. akses penuh, melihat, mengomentari, meninjau dan mengisi formulir;
- Kumpulan lengkap fitur kolaboratif — riwayat versi dan kontrol versi, pelacakan perubahan, dua mode pengeditan bersama (Cepat dan Ketat), komentar, penandaan pengguna, pengiriman pesan, komunikasi waktu nyata melalui Telegram dan Jitsi;
- Integrasi dengan beberapa solusi pihak ketiga, seperti Nextcloud, Redmine, Seafile, ownCloud, SharePoint, Alfresco, Moodle, Confluence, Chamilo, Nuxeo, dll.;
- Klien desktop gratis untuk Windows, Linux, dan macOS;
- Aplikasi seluler gratis untuk Android dan iOS yang tidak mengandung iklan;
- Fitur keamanan tingkat lanjut — penerapan di tempat, SSO, autentikasi dua langkah, HTTPS, Jason Web Token, enkripsi data;
- Edisi komunitas gratis dengan fungsionalitas pengeditan penuh;
- Edisi komersial yang dapat diskalakan dengan uji coba gratis 30 hari, dukungan profesional, dan pembaruan rutin;
Dapatkan ONLYOFFICE Documents dari situs web resmi dan mulailah menikmati semua manfaat dari kolaborasi dokumen online.
Sumber : metapress.com
