Mungkin saja Email dapat disebut dinosaurus di dunia teknologi, dan mungkin hanya bersaing dengan MS-DOS untuk “kehormatan” tersebut. Walaupun demikian tetap saja email digunakan bahkan sampai hari ini dan tidak hanya sebagai pilihan tetapi sebagai standar untuk semua komunikasi penting dalam suatu organisasi. Setiap hari, jutaan email bisnis dikirim dari berbagai pengirim ke berbagai penerima, sebut saja anggota tim, bosses, stake holder, SDM, keuangan, pemasok, pelanggan. Email telah menjadi bagian integral dari kehidupan kerja sehingga “email” itu sendiri telah menjadi tugas yang dijadwalkan pada kalender karyawan untuk perhatian terfokus! Tapi itu diskusi lain. Yakinkah bahwa email masih menjadi alat komunikasi terbaik sampai saat ini ?
Secara tradisional, email telah diposisikan sebagai alat komunikasi dan kolaborasi langsung, produktif, murah. Saat ini, ada banyak alternatif untuk hal yang sama: Tim Slack, Zimbra dan platfrom lain sedang berjuang keras untuk kolaborasi dan komunikasi kantor, tetapi ada juga Tempat Kerja, seperti Ryver, Skype untuk Bisnis, Zoho, dan banyak lagi. Tetap saja, email mendominasi sebagai alat untuk semua percakapan penting. Apa yang membuatnya menjadi sangat menarik? Apakah karena kita sudah terbiasa dengan gagasan email sebagai alat komunikasi selama bertahun-tahun, atau adakah yang lebih pantas bagi dinosaurus ini? Mari kita lihat berbagai alasan mengapa email masih memimpin bentuk komunikasi bisnis dan masih menjadi alat komunikasi terbaik sampai saat ini.
Ada di mana-mana
Alasan pertama dan terbesar dalam mendukung email adalah keadaannya yang biasa. Semua orang menggunakan email. Hampir tidak mungkin menemukan siapa pun hari ini tanpa setidaknya satu akun email. Ini membuatnya harus dimiliki oleh bisnis modern untuk dijangkau, dan bahkan untuk kebutuhan bisnis lain seperti penargetan, permintaan, dan pemasaran.
Segera dan tidak mengganggu
Saat ini tempat kerja sudah berevolusi menjadi lokasi agnostik, dan email secara efektif menggunakan suara pemberitahuan untuk komunikasi instan. Email dapat digunakan langsung namun tidak mengganggu. Hal ini memberi waktu kepada penerima untuk dapat merespons, menunjukkan rasa hormat atas waktunya dan tugas yang sedang ditangani penerima. Ini adalah aspek penting dari lingkungan kerja yang produktif yang memungkinkan pekerjaan yang terfokus sambil tetap berhubungan dengan arus informasi. Dengan email, notifikasi juga dapat diatur untuk hanya menampilkan pesan-pesan penting saja.
Log yang permanen dan terorganisir
Email bisa saja menjadi permanen jika menggunakan fitur penyimpanan yang tepat. Fitur email yang paling berguna, menurut penggunanya, adalah dapat merekam dan mengatur berdasarkan topik. Ini dengan jelas membedakan email sebagai alat komunikasi yang efektif. Semua komunikasi terkait pada satu topik dapat diatur dalam satu utas percakapan. Dalam dunia yang penuh kebisingan, ini adalah alat produktivitas yang sangat penting. Anda tidak perlu menggulir secara tidak perlu untuk menemukan informasi yang tepat, Anda hanya perlu mencari melalui utas email yang tepat. Jika ada beberapa utas dengan beberapa duplikat dan folder, alat pembersihan dalam layanan email membantu membersihkan kotak masuk. Dan satu fitur email lain yang tersedia di beberapa platfrom email adalah “Abaikan.” Ya, Tentu saja Anda dapat mengabaikan seluruh percakapan jika itu tidak relevan bagi Anda. Abaikan dan tetap fokus.
Transparan dan akuntabel
Dalam konteks resmi, terkadang komunikasi saja tidaklah cukup. Sama pentingnya untuk menetapkan waktu komunikasi dan asal mula komunikasi. Email menjadi alat penting untuk membangun transparansi dan akuntabilitas.
Keamanan dan email terenkripsi
Email menyediakan lingkungan yang aman untuk komunikasi, yang merupakan persyaratan penting bagi organisasi. Ada beberapa solusi keamanan next-gen yang tersedia saat ini yang menggunakan strategi pertahanan multilayer untuk melindungi komunikasi email. Keamanan email juga memungkinkan suatu organisasi untuk menyesuaikan kriteria dan filternya sendiri untuk komunikasi yang aman, tergantung pada kebutuhan bisnis.
Ada juga pengaturan lanjutan yang tersedia untuk meningkatkan keamanan. Email dapat ditandatangani secara kriptografis, dan teks serta lampiran dapat dienkripsi sehingga hanya penerima yang dimaksud yang dapat membukanya.
Email untuk Marketing Commmunication
Dengan jutaan volume buletin dan email pemasaran, yang satu ini tampak seperti informasi yang jelas dan usang. Tetapi di dunia yang gila media sosial saat ini, McKinsey melaporkan bahwa email 40 kali lebih efektif daripada gabungan Facebook dan Twitter untuk membantu bisnis menemukan pelanggan baru. Email adalah tempat yang dikunjungi kebanyakan orang setiap hari. Oleh karena itu, ini adalah cara paling efektif untuk diperhatikan!
Broadcast
Yang Anda butuhkan hanyalah ID email dan Anda dapat mengomunikasikan informasi yang relevan. Ini sangat berguna ketika bekerja di tim lintas fungsi yang lebih luas dengan tim inti yang lebih kecil yang berfokus pada bagian-bagian penting. Dalam situasi di mana Anda perlu memberi tahu 100 rekan kerja tetapi hanya membutuhkan selusin dari mereka untuk merespons, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan fitur @Mentions. Ini adalah komunikasi yang efektif, tidak diragukan lagi!
Mengelola waktu dan mengatur pertemuan yang lebih baik.
Kalender telah menjadi fitur integral dari layanan email, yang menunjukkan kegunaan fungsi kalender untuk komunikasi. Rapat dapat dijadwalkan sambil mencari ketersediaan peserta di kalender terintegrasi. Rapat dapat dibuat lebih kontekstual dengan menghubungkan komunikasi email yang relevan dan melampirkan file yang tepat ke rapat.
Berbagai alat pertemuan seperti Webex, Zoom, dan Skype, tersedia sebagai ekstensi untuk layanan email, memungkinkan organisasi untuk mengadakan pertemuan yang lebih baik. Kegunaan pertemuan juga dapat dinilai dengan melacak respons dan informasi yang relevan (file, gambar, dll.) Dapat tetap berada dalam lingkaran yang diundang.
Mengelola zona waktu
Di beberapa lokasi kerja saat ini, mengelola zona waktu adalah tugas tersendiri. Kalender yang terintegrasi dengan email memungkinkan beberapa zona waktu di berbagai lokasi untuk berkolaborasi untuk perencanaan, rapat, dan sesi curah pendapat yang efektif.
Delegasikan saat Anda berkeliling dunia
Layanan email standar memungkinkan Anda untuk menetapkan tugas langsung dari email yang masuk. Kemajuan yang dibuat pada tugas yang didelegasikan dapat dilacak dan ditindaklanjuti. Dan jika Anda akan berlibur, peran Anda dalam organisasi masih dapat tetap aktif. Sementara respons otomatis adalah fitur dasar, manajemen email dan kalender dapat sementara diberikan kepada orang lain dengan beberapa klik dalam pengaturan lanjutan.
Terorganisir dan terotomatisasi
Ketika jutaan email dibagikan setiap hari, tersirat bahwa ratusan dari mereka mendarat di kotak masuk individual. Aturan dapat dibuat untuk mengatur email menjadi folder dengan lebih baik untuk prioritas dan tindakan yang tepat. Tugas rutin seperti meneruskan informasi tertentu ke sekelompok orang tertentu dan mengundang sekelompok penerima ke rapat dapat diotomatisasi.
Dan jutaan hal kecil mengapa komunikasi email ada di sini untuk tinggal
Jika apa yang disampaikan diatas dianggap tidak cukup komprehensif, masih banyak jutaan alasan kecil yang menjadikan email alat komunikasi paling tepercaya untuk perusahaan. Contoh: Jika Anda ingin berbagi informasi tertentu pada waktu tertentu di masa mendatang, Anda dapat menulis pesan untuk dikirimkan di masa mendatang. Dalam beberapa kasus, Anda dapat “membatalkan” pesan terkirim dan menghindari konsekuensi yang tidak diinginkan. Anda dapat melacak siapa yang membaca email Anda dengan meminta “tanda terima baca” dan dengan demikian merencanakan komunikasi yang efektif. Dan dengan respons yang diaktifkan AI, Anda dapat menjadi sangat efisien dan memilih respons Anda hanya dengan satu klik: “Kerjakan sekarang,” “Kedengarannya bagus,” “Rabu adalah waktu yang tepat.”
Sementara dinosaurus hanya memiliki tempat di buku bergambar dan museum sejarah alam hari ini, rekan teknologinya ada di sini untuk tinggal. Email tidak hanya bertahan dalam ujian waktu tetapi juga telah berkembang agar tetap relevan dan masih merupakan sarana komunikasi paling efektif dalam suatu organisasi saat ini. Jadi secara pasti dapat kita katakan bahwa email masih menjadi alat komunikasi terbaik sampai saat ini.
——-
Artikel lain :
