Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebuah dokumen yang berisi tentang prosedur kerja. Yaitu panduan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur ini harus ditaati sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal dan efektif. SOP berfungsi untuk mengatur agar tidak ada lagi yang bekerja di luar sistem. Pada akhirnya diharapkan SOP meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Standar Operasional Prosedur Penting untuk Perusahaan
Untuk Membantu Karyawan dan Perusahaan, SOP dapat dijadikan sebagai pedoman dalam bekerja. Sesuai dengan tata kerja, prosedur, dan sistem kerja di perusahaan. Selain itu, SOP juga dijadikan sebagai sebuah acuan bekerja sesuai dengan alat penilaian kinerja karyawan. Di dalam setiap perusahaan, SOP memiliki peran yang sangat penting. SOP dapat dijadikan sebuah pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi ketika perusahaan sedang dijalankan. Sebuah bisnis yang sedang berkembang akan mencapai konsistensi jika dapat mematuhi SOP yang telah ditetapkan.
Tanpa SOP sebuah perusahaan seakan-akan tidak memiliki pedoman yang jelas dan pedoman baku. Sehingga efektivitas pekerjaan dapat menurun. Adanya SOP perusahaan sangat penting untuk mencapai keuntungan secara maksimal, dengan pekerjaan yang lebih efektif.
Tujuan & Fungsi Standar Operasional Prosedur
Tujuan dari dibuatnya SOP adalah untuk menjaga konsistensi kinerja pada setiap karyawan di perusahaan. Dalam perusahaan tertentu, seorang atasan bisa mengetahui kualitas karyawan dengan melihat bagaimana mereka menjalankan SOP. Jika seorang karyawan masih belum maksimal, maka dapat dilakukan evaluasi berupa pemberian pelatihan.
Selain itu SOP juga memiliki fungsi utama yaitu dapat memudahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan berpedoman pada SOP, maka setiap karyawan akan mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan. Khususnya pada saat melakukan pekerjaan. Selain fungsi utama tersebut, SOP juga memiliki fungsi-fungsi lainnya yang tidak kalah penting:
- SOP menjadi dasar hukum yang kuat apabila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.
- SOP dapat memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.
- Selain itu, SOP dapat memberikan arahan kepada karyawan agar saling menjaga disiplin kerja.
Membuat Standar Operasional Prosedur
Berikut ini ada beberapa cara yang dapat diterapkan untuk membuat SOP, antara lain:
- Membuat susunan kerja. Langkah ini merupakan pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari.
- Merencanakan alur proses. yaitu membahas hal-hal yang berkaitan dengan menentukan format SOP, membuat template dan bagaimana SOP tersebut dapat diakses.
- Melakukan wawancara kepada setiap karyawan (terkait). Hal ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas harian karyawan dalam pekerjaan serta mengetahui bagaimana karyawan tersebut bekerja. Dengan melakukan hal ini, maka Anda mengetahui apa saja yang perlu dipaparkan dalam sebuah SOP.
- Mulai menulis SOP. Setelah selesai ditulis, sebaiknya membahas hasilnya dengan pihak-pihak yang terkait. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah masih ada celah atau ada yang tidak sesuai dengan peraturan yang ada pada SOP yang telah ditulis. Jika SOP tersebut sudah dianggap baik, maka dapat dilakukan sosialisasi kepada karyawan dan pihak lain yang terkait.
- Persetujuan dan sosialisasi. Pelatihan perlu dilakukan supaya SOP yang sudah disusun dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Setelah pelatihan, Anda dapat memberikan jangka waktu selama 6 sampai 12 bulan untuk akhirnya diadakan evaluasi. Evaluasi tersebut akan membahas apakah ada hal yang salah dalam SOP, baik akan ditambah atau dihilangkan.
Manfaat Standar Operasional Prosedur
Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh. Salah satu manfaat tersebut adalah dapat meminimalkan kesalahan dan kelalaian karyawan dalam melakukan pekerjaan. SOP memiliki peran sebagai standardisasi sebuah perusahaan. Artinya, SOP akan dijadikan sebagai pedoman dalam bekerja sehingga kesalahan akan berkurang.
Adapun manfaatnya antara lain seperti dibawah ini :
- membantu meningkatkan akuntabilitas,
- membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan pekerjaannya.
- menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas,
- membantu karyawan agar lebih mandiri,
- membuat pekerjaan bisa diselesaikan dengan konsisten dan efisien.
- SOP meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Membuat Standar Operasional Prosedur yang berkualitas tentu saja harus memiliki prinsip. Tanpa menggunakan suatu prinsip tertentu, SOP bisa jadi kehilangan fungsi utamanya, yaitu menjadikan pekerjaan se-efektif mungkin. Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah konsistensi, komitmen, perbaikan berkelanjutan, bersifat mengikat, dan ter-dokumentasi dengan baik.
———
(sumber : Dari Berbagai sumber)
Untuk informasi lainnya pada situs ini, anda dapat mengunjungi :
Pelanggan dapat mengakses :
